Facturación electrónica en España: claves del Reglamento VeriFactu

El Reglamento VeriFactu es una nueva normativa que transforma el sistema de facturación electrónica en España. Su objetivo principal es combatir el fraude fiscal y mejorar la transparencia en los registros tributarios. Este reglamento establece requerimientos específicos para los programas de facturación, asegurando la seguridad y la integridad de los datos. Su correcta implementación es fundamental para todas las empresas y autónomos que operan en el país.

¿Qué es El Reglamento VeriFactu?

El Reglamento VeriFactu es una nueva normativa que transforma el sistema de facturación electrónica en España. Su objetivo principal es combatir el fraude fiscal y mejorar la transparencia en los registros tributarios. Este reglamento establece requerimientos específicos para los programas de facturación, asegurando la seguridad y la integridad de los datos. Su correcta implementación es fundamental para todas las empresas y autónomos que operan en el país.

Contexto y finalidad del Reglamento VeriFactu

El entorno actual de la tributación en España ha motivado la elaboración de un marco normativo que busque adaptarse a las necesidades del siglo XXI. Este contexto exige medidas efectivas y concretas para asegurar el cumplimiento fiscal.

Lucha contra el fraude fiscal y evasión tributaria

La lucha contra el fraude fiscal se ha convertido en una de las prioridades del Gobierno español. Se estima que el fraude y la evasión tributaria generan una pérdida considerable de ingresos para el Estado, afectando a la capacidad de financiación de servicios públicos. Para combatir esta problemática, se han implementado estrategias que incluyen el uso de tecnología avanzada en la facturación.

El Reglamento VeriFactu se enmarca en este esfuerzo, buscando establecer estándares claros y obligatorios para la gestión de la facturación electrónica. Su diseño está orientado a garantizar la integridad de los registros y a facilitar el control por parte de la administración tributaria.

Modificación del Real Decreto y Ley General Tributaria

La aprobación del Real Decreto 1007/2023 implica una modificación significativa de la Ley General Tributaria, estableciendo nuevos requerimientos para la facturación. Estas modificaciones son esenciales para mejorar la trazabilidad de las operaciones económicas, lo que permite a la Agencia Tributaria detectar irregularidades con mayor eficacia.

Este cambio normativo no solo refuerza el control fiscal, sino que también busca ofrecer un sistema más justo y transparente. De este modo, se promueve un ambiente favorable para las empresas cumplidoras, mientras se penaliza a aquellas que intentan eludir sus responsabilidades fiscales.

Relación con otras normativas y orden ministerial

El Reglamento VeriFactu no opera de manera aislada; se encuentra conectado con otras regulaciones que regulan el ámbito fiscal y de facturación en España. Existen normativas previas que ya establecían algunas pautas para la facturación electrónica, como el Real Decreto 1619/2012.

Asimismo, la Ley 11/2021 introduce medidas complementarias en la lucha de control de fraude, alineándose así con los nuevos objetivos del Reglamento. Esta interrelación permite un enfoque integral hacia la mejora de los sistemas de facturación, asegurando un cumplimiento y control robustos para todos los involucrados en la actividad económica.

Requisitos y características de los sistemas informáticos de facturación

La normativa establece directrices claras sobre los sistemas de facturación que deben seguirse para asegurar la integridad y seguridad en el procesamiento de las transacciones comerciales.Estos datos subrayan la necesidad de que las empresas trabajen en su posicionamiento local para no perder oportunidades valiosas de conversión.

Registro inalterable de facturas

Es fundamental que los sistemas de facturación generen registros de facturas que sean inalterables. Esta característica asegura que la información contenida en las facturas no pueda ser modificada una vez emitida, lo que ayuda a mantener la transparencia y la confianza en el sistema.

Integridad mediante hashes encadenados

Para garantizar la integridad de los registros, se deben emplear mecanismos como los hashes encadenados. Este método permite verificar que un registro no haya sido alterado. Cada factura se enlaza con la anterior, creando una cadena que asegura que cualquier cambio será fácilmente detectable.

Firma electrónica y seguridad de los registros

La implementación de una firma electrónica es un requisito clave. Esta firma asegura que los datos de la factura son auténticos y que no han sufrido modificaciones. Un sistema de facturación capaz de aplicar firmas electrónicas refuerza la seguridad y la legalidad de las transacciones comerciales.

Conservación, accesibilidad y legibilidad de la información

Los registros generados deben ser mantenidos en un formato que garantice su conservación. Es esencial que la información sea accesible y legible tanto para la Agencia Tributaria como para los contribuyentes. Esto implica que los datos deben conservarse por un tiempo determinado, cumpliendo con las normativas fiscales vigentes.

Declaración responsable de los desarrolladores de software

Los desarrolladores de software que creen programas de facturación están obligados a presentar una declaración responsable. Este documento certifica que el software cumple con las especificaciones establecidas. La Agencia Tributaria supervisará este cumplimiento para asegurar que todos los sistemas instalados en el mercado sean conformes con la normativa.

Estándares y formatos normalizados para la facturación electrónica

Es importante que todos los sistemas informáticos de facturación utilicen formatos normalizados. Esta estandarización facilita la interoperabilidad entre diferentes sistemas y asegura una adecuada comunicación de los registros frente a la Agencia Tributaria. La utilización de formatos específicos permite que las facturas sean procesadas de forma eficiente y efectiva.

Funcionamiento y alcance del Sistema VeriFactu

El Sistema VeriFactu juega un papel fundamental en el nuevo marco de facturación electrónica, introduciendo mecanismos necesarios para asegurar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por las empresas y profesionales en España.

Envío electrónico de registros a la Agencia Tributaria

Una de las principales características del Sistema VeriFactu es su capacidad para facilitar el envío electrónico de registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria. Este sistema permite a los contribuyentes informarle en tiempo real sobre las operaciones realizadas. Con ello, se busca acelerar los procesos de control y supervisión fiscal.

El envío se produce de forma automática en el momento de la emisión de la factura. Esto contribuye a la rapidez en la gestión tributaria y minimiza el riesgo de errores o irregularidades en la presentación de información fiscal. La integración de este sistema con los programas informáticos de facturación es crucial para asegurar su correcta implementación.

Código QR e identificador alfanumérico en facturas

Cada factura generada bajo el Sistema VeriFactu tendrá la obligación de incluir un código QR y un identificador alfanumérico único. El código QR permite el acceso inmediato a los detalles de la factura a través de dispositivos móviles, facilitando la comprobación de la autenticidad de las transacciones.

Este identificador alfanumérico proporciona un método efectivo para el seguimiento y la trazabilidad de las facturas, permitiendo a la Agencia Tributaria monitorizar la actividad económico-financiera de cada contribuyente. Los elementos de identificación son esenciales para el cruce de datos y la detección de incongruencias en la información presentada.

Diferencias entre el Sistema VeriFactu y la facturación electrónica convencional

Existen notables diferencias entre el Sistema VeriFactu y la facturación electrónica tradicional. Mientras que la facturación electrónica convencional permite a las empresas generar y almacenar facturas en formato digital, el Sistema VeriFactu impone requisitos adicionales orientados a la seguridad y la transparencia.

• El Sistema VeriFactu establece un proceso de envío instantáneo de datos a la administración tributaria.
• A diferencia de la facturación convencional, aquí se requiere el registro inalterable de las facturas, asegurando que no se puedan modificar una vez emitidas.
• La inclusión de elementos como códigos QR y identificadores únicos no está presente en los sistemas de facturación electrónica tradicional.
• La fiscalización y control por parte de la Agencia Tributaria son más efectivas y granulares debido a la trazabilidad asegurada por el Sistema VeriFactu.

Estas diferencias reflejan un avance hacia un modelo de facturación más moderno y acorde con las necesidades actuales de control fiscal y digitalización en España.

Obligaciones y plazos para empresas y autónomos

La implementación del nuevo marco normativo conlleva una serie de requisitos y plazos para garantizar su adaptación. Empresas y autónomos deben estar al tanto de las exigencias que deben cumplir en función de su situación fiscal.

Empresas sujetas al Impuesto de Sociedades

Las organizaciones que se encuentran sujetas al Impuesto de Sociedades tienen hasta el 1 de enero de 2027 para actualizar sus sistemas de facturación. Este periodo se considera limitado, dado que se espera una rápida adaptación para cumplir con los nuevos requisitos establecidos. Las empresas deberán asegurarse de que su software esté debidamente alineado con las especificaciones del reglamento, y que puedan proporcionar la correspondiente declaración responsable que acredite esta adaptación.

Autónomos y plazos para adaptación

Por su parte, los autónomos disponen de un plazo ampliado que culminará el 1 de julio de 2027. Este tiempo extra permite a los profesionales independientes realizar las modificaciones necesarias en sus sistemas de facturación. Es crucial que, durante este periodo, evalúen sus progamas y establezcan comunicación con los proveedores de software para garantizar el cumplimiento de las exigencias del reglamento.

Requisitos para programas informáticos y sistemas de facturación

La normativa exige que todos los sistemas de facturación que utilicen las empresas y autónomos incorporen características específicas. Entre los requerimientos, se destaca la necesidad de un registro inalterable de facturas, que incluya mecanismos de seguridad como hashes encadenados y firma electrónica. Estos elementos son fundamentales para asegurar la integridad de los datos y evitar manipulaciones. También se requerirá que cada software incluya una declaración responsable que confirme su conformidad con las normativas vigentes.

Adaptación en territorios con régimen fiscal foral

Es relevante señalar que las normas pueden variar en los territorios con régimen fiscal foral, como en el caso de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava, donde se implementa un sistema conocido como ‘Ticket Bai’. Este sistema cumple funciones equivalentes al nuevo marco regulador, lo que implica que las empresas que operan en estas regiones deben seguir directrices específicas para su adaptación. La interrelación entre los distintos sistemas es esencial para garantizar un flujo de información adecuado entre contribuyentes y la Agencia Tributaria.

Ámbito de aplicación y excepciones

El Reglamento establece claramente el impacto de sus disposiciones sobre un amplio espectro de empresarios y profesionales. Queda definido quiénes están obligados a adaptarse a sus requerimientos y se delinean las excepciones pertinentes.

Empresarios y profesionales obligados a cumplir

Son todos aquellos que, en el ejercicio de su actividad económica, realicen operaciones sujetas a declarar. Estos sujetos incluyen, entre otros:

• Empresas que emiten facturas en sus transacciones comerciales.
• Autónomos que gestionan sus cuentas de manera independiente.
• Profesionales que prestan servicios públicos o privados.

La normativa tiene como objetivo asegurar que todos los registros sean claros, accesibles y estén alineados con las expectativas de la Administración Tributaria.

Excepción para empresas sometidas al Suministro Inmediato de Información (SII)

Las entidades que operan bajo el régimen del Suministro Inmediato de Información quedan exentas de cumplir con las disposiciones del Reglamento. Este régimen ya impone la obligación de remitir información de forma casi inmediata a la Agencia Tributaria, lo que se considera suficiente para el control fiscal. Por tanto, estas empresas pueden continuar con sus procedimientos establecidos sin alteraciones adicionales.

Territorios con sistemas equivalentes: caso de Ticket Bai

En el contexto español, algunas regiones cuentan con normativas específicas que son equivalentes al Reglamento. Este es el caso de los territorios que han implementado el sistema Ticket Bai, que opera en las provincias de Guipúzcoa, Bizkaia y Álava. Este sistema cumple funciones similares, enfocándose también en la trazabilidad y en el control de las operaciones de facturación.

Los operadores económicos que se rigen por Ticket Bai están bajo un marco normativo que asegura la integridad de los registros, lo que les exime de cumplir con el Reglamento en cuestión. Esta diferenciación permite que se adapten mejor a las particularidades fiscales de sus regiones, fomentando un tratamiento fiscal efectivo mientras se mantiene la lucha contra el fraude.

Pasos para la implementación y adaptación al Reglamento VeriFactu

Para adaptarse de manera efectiva a la normativa del Reglamento VeriFactu, es fundamental seguir una serie de pasos que permitan a las empresas y autónomos cumplir con los nuevos requisitos de facturación electrónica.

Auditoría y análisis de sistemas de facturación actuales

Es esencial comenzar por realizar una auditoría exhaustiva de los sistemas de facturación existentes. Esta revisión permitirá determinar si el software actual cumple con los requisitos establecidos por la normativa. Se recomienda evaluar los siguientes aspectos:

• Identificar la versión del software de facturación y si incluye las actualizaciones necesarias.
• Verificar la capacidad del sistema para registrar facturas de manera inalterable.
• Analizar las medidas de seguridad implementadas, tales como la firma electrónica y los hashes encadenados.

Comunicación y coordinación con proveedores de software

Una vez identificados los posibles déficits, se debe contactar a los proveedores de software. La coordinación es crucial para garantizar que se realicen las modificaciones pertinentes. Para ello, se aconseja:

• Informar a los proveedores sobre los nuevos requisitos del Reglamento VeriFactu.
• Solicitar plazos y costos para las actualizaciones necesarias en el software de facturación.
• Comprobar que los proveedores puedan proporcionar la ‘declaración responsable’ que certifique la adecuación del software.

Formación y capacitación del personal encargado

La implementación de nuevas normas implica un cambio en los procesos internos. Por lo tanto, se debe proporcionar formación y capacitación al personal que gestiona la facturación. Esta formación debe incluir los siguientes temas:

• Explicación de los nuevos procedimientos relacionados con el registro de facturas.
• Instrucciones sobre el uso del nuevo software y de las nuevas herramientas de facturación.
• Capacitación en el cumplimiento de las normas de seguridad y conservación de la información.

Implementación de registros de eventos y trazabilidad

Por último, es vital establecer un sistema que permita mantener un historial de cambios y accesos dentro del software de facturación. Esto aumenta la trazabilidad y la seguridad. Se sugiere implementar:

• Un sistema de registro de eventos para documentar cada acción realizada en el software.
• Mecanismos que faciliten la revisión y auditoría de registros en cualquier momento.
• Medidas de seguridad adicionales para proteger la integridad de los datos.

Consecuencias y sanciones por incumplimiento del reglamento

El incumplimiento de las normativas establecidas en este reglamento puede llevar a consecuencias serias que afectan tanto a las empresas como a los autónomos. Las sanciones están diseñadas para asegurar el cumplimiento y mantener la integridad del sistema fiscal.

Infracciones graves y multas económicas

Las empresas que no cumplan con las disposiciones del reglamento estarán sujetas a consideraciones severas. El uso de sistemas de facturación que no se ajusten a la normativa se clasifica como una infracción grave. Las multas económicas pueden alcanzar cifras significativas, y es importante tener en cuenta que esto puede afectar no solo a la parte económica de la empresa, sino también a su reputación. Las sanciones pueden incluir:

• Multas de hasta 50,000 euros por ejercicio.
• Costes adicionales derivados de auditorías y ajustes tributarios.

Penalizaciones por reincidencia

En caso de reincidencia, las penalizaciones se vuelven aún más severas. Es fundamental que las empresas implementen las medidas necesarias para garantizar que no se repitan infracciones. Las autoridades fiscales contemplan un aumento en las multas y otras medidas punitivas para aquellos que reincidan en el incumplimiento. Las penalizaciones pueden incluir:

• Aumento proporcional de las multas previas.
• Posibles restricciones en la capacidad para realizar deducciones fiscales.

Impacto en modelos tributarios y relación con la Agencia Tributaria

El incumplimiento del reglamento no solo conlleva sanciones económicas, sino que también puede afectar la relación de la empresa con la Agencia Tributaria. La implementación de un sistema de facturación adecuado es crucial para el correcto desarrollo de las obligaciones tributarias y la evitar situaciones de conflicto con la administración fiscal. Un mal manejo de los registros puede dar lugar a:

• Mayores controles e inspecciones por parte de la Agencia Tributaria.
• Reducción de la confianza en el modelo fiscal de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre el Reglamento VeriFactu

Esta sección aborda las inquietudes más comunes relacionadas con el reglamento, proporcionando información fundamental y aclaraciones sobre su aplicación y requisitos.

¿Es obligatorio el Reglamento VeriFactu para todas las empresas?

El Reglamento VeriFactu es de aplicación general para los empresarios y profesionales que operan en España. Sin embargo, existen excepciones a esta norma. Aquellos que ya están bajo el régimen del Suministro Inmediato de Información (SII) están exentos. Asimismo, los territorios con régimen fiscal foral, como Vizcaya, Guipúzcoa y Álava, cuentan con un sistema alternativo denominado ‘Ticket Bai’, el cual satisface normativas equivalentes.

¿Qué sistemas informáticos deben cumplir los requisitos?

Los sistemas de facturación que se utilizan deben estar adaptados para cumplir con los requisitos establecidos en el reglamento. Esto incluye no solo los programas de facturación, sino también cualquier software que maneje registros de facturas. Es fundamental que estos sistemas aseguren la integridad y la inalterabilidad de las facturas, además de implementar las medidas de seguridad requeridas. 

¿Cómo afecta el reglamento a la facturación electrónica?

Este reglamento tiene un profundo impacto en la facturación electrónica, ya que establece un marco normativo para la emisión y remisión de facturas en formato digital. Se introduce un sistema específico que facilita el envío de registros de facturación a la Agencia Tributaria en el instante de emisión. Las empresas deben incluir un código QR y un identificador único en cada factura para garantizar la trazabilidad. 

¿Qué documentos y registros deben conservarse y cómo?

Es imperativo que se conserven todos los documentos relacionados con la facturación por un periodo determinado. Esto incluye facturas emitidas y recibidas, así como los registros electrónicos de estas. La normativa exige que la información sea accesible y legible. Los propietarios de los sistemas de facturación deben establecer procedimientos para mantener un historial de cambios, asegurando así la trazabilidad necesaria para cumplir con las auditorías fiscales.

2404|Group: Consultoría financiera en Barcelona

En 2404|Group somos una consultoría financiera especializada en Barcelona. Nuestro objetivo es ayudar a empresas y profesionales de todos los sectores a mejorar su gestión económica, optimizar recursos y tomar decisiones estratégicas con mayor seguridad. Sabemos que una buena planificación financiera no solo aporta estabilidad, sino que permite crecer, anticiparse a los riesgos y aprovechar nuevas oportunidades. A través de un asesoramiento personalizado y un enfoque analítico adaptado a cada negocio, revisamos cuentas, analizamos inversiones, mejoramos la rentabilidad y diseñamos soluciones financieras eficaces. Si buscas una consultoría financiera de confianza en Barcelona para impulsar tu proyecto y avanzar con una base sólida, en 2404|Group estamos preparados para acompañarte en cada paso del camino.